Letzte Woche bei einem Kunden:
Ein Mitarbeiter sucht 20 Minuten nach einer Rechnung. Im CRM steht was anderes als in der Buchhaltungssoftware. Der Kunde hat per Mail reklamiert – aber die Mail liegt beim Vertrieb, nicht beim Service.
Das Ergebnis: Frust beim Kunden. Frust beim Team. Und am Ende landet alles wieder in einer Excel-Tabelle.
Das Problem ist nicht die fehlende Digitalisierung.
Das Problem: Wir digitalisieren in Silos.
Ich sehe das ständig in meiner Beratungspraxis:
→ Die Buchhaltung nutzt Tool A → Der Vertrieb schwört auf Tool B
→ Die Projektplanung läuft über Tool C → Und die Kommunikation? Irgendwo zwischen E-Mail, WhatsApp und dem einen Teams-Kanal, den keiner mehr findet.
Jede Abteilung hat „ihr“ System selbst gewählt. Pragmatisch. Verständlich.
Aber das Resultat ist eine Software-Landschaft wie ein Puzzle, bei dem alle Teile da sind – nur zusammenpassen tun sie nicht.
Ein ehrlicher Blick auf meine eigene Beratung:
Ich habe früher auch oft gesagt: „Ihr braucht ein besseres Tool für X.“
Heute sage ich: „Lasst uns erstmal anschauen, welche Informationen wo fließen müssen.“
Denn das eigentliche Problem liegt tiefer:
Prozesse laufen quer durch ein Unternehmen – von Marketing über Vertrieb bis zur Rechnungsstellung. Aber die Software? Die ist vertikal aufgebaut. Jede Abteilung in ihrem eigenen digitalen Raum.
Die Lücken dazwischen werden mit Meetings, E-Mails und manuellen Übergaben geschlossen.
Das ist der versteckte Zeitfresser.
Was ich bei KMU beobachte:
- Digitalisierung als Selbstzweck: Man führt Tools ein, weil „man das halt macht“ – nicht, weil ein konkretes Problem gelöst werden soll.
- Prozesse werden digitalisiert, ohne sie zu hinterfragen: Ein schlechter analoger Prozess wird durch Digitalisierung nicht besser. Er wird nur schneller schlecht.
- Vendor-Lock-in statt digitale Souveränität: Einmal Microsoft, immer Microsoft. Einmal Salesforce, immer Salesforce. Die Frage, ob es auch offene Alternativen gibt, wird selten gestellt.
- Integration ist Afterthought: Erst werden 5 Systeme eingeführt. Dann fragt man sich, wie die miteinander reden sollen.
Ein Beispiel aus der Forstwirtschaft:
Ein Forstbetrieb, mit dem ich arbeite, hatte drei verschiedene Systeme: Eines für die Holzdokumentation, eines für die Abrechnung, eines für die Einsatzplanung der Mitarbeiter.
Jede Woche wurden Daten manuell von einem System ins andere übertragen. Fehleranfällig. Zeitraubend.
Die Lösung war nicht „noch ein Tool“. Die Lösung war, erstmal zu verstehen: Welche Daten braucht wer wann – und wie kriegen wir die da hin, ohne dass jemand Copy-Paste spielen muss?
Am Ende: Eine zentrale Datenquelle, die alle drei Bereiche versorgt. Open Source. Keine teuren Lizenzen. Und vor allem: zusammenhängend.
Mein Lernprozess:
Ich bin kein Fan von „One Platform fits all“-Verkaufsversprechen. Integrierte Plattformen können sinnvoll sein – aber nur, wenn sie zum Unternehmen passen.
Was ich gelernt habe:
Die Frage ist nicht „Welches Tool?“
Die Frage ist: „Wie fließen Informationen durch dein Unternehmen – und wo hakt es?“
Erst wenn das klar ist, macht die Tool-Entscheidung Sinn.
Drei Fragen, die du dir stellen solltest:
- Wie viel Zeit verbringen deine Mitarbeiter damit, Informationen zwischen Systemen zu übertragen oder zu suchen?
- Wenn ein Kunde anruft – wie schnell hast du ein vollständiges Bild der Kundenbeziehung?
- Wie viele E-Mails werden verschickt, nur um Informationslücken zwischen Abteilungen zu schließen?
Wenn du bei einer dieser Fragen zögerst: Da liegt wahrscheinlich dein Hebel.
Der Mittelstand hat kein Digitalisierungsproblem. Er hat ein Integrationsproblem.
Und das löst man nicht mit dem nächsten Tool. Sondern mit der richtigen Frage am Anfang.
Wie sieht’s bei euch aus? Habt ihr auch eine gewachsene Tool-Landschaft, bei der die Teile nicht so richtig zusammenpassen? Was war euer größter Aha-Moment?